Техническая документация (в основном пользовательская) в формате PDF сохраняется до сих пор во многих компаниях. Это хороший формат в том случае, если документ планируется распечатывать. Но использовать PDF в электронном виде не самый лучший вариант.

Есть, как минимум, три причины, почему не следует содержать документацию в формате PDF.

Причина №1. Несовместимость с мобильными устройствами

С каждым годом число пользователей мобильных устройств только увеличивается. К сожалению, не нашёл статистику по России. Но чтобы отследить тенденцию можно ориентироваться на общемировые данные.

PDF - это документы фиксированного формата (и разрабатывалась именно “десктопная” версия). Они всегда отображаются одинаково и независимо от типа устройства, их операционных систем, размера экранов и т.д.

Это не проблема, например, для “корпоративных” пользователей, которые могут работать с документацией на своих стационарных компьютерах. Но если пользователи не “корпоративные”, а обычные простые люди, то здесь могут возникать сложности.

Более того, если принять тот факт, что PDF был презентован в 1993 году (без малого почти 30 лет назад), то для людей, привыкших за последние несколько лет к адаптивному дизайну веб-сайтов и мобильных приложений, такой формат документации практически неприемлем.

Причина №2. Невозможность внедрения мультимедиа

Эта причина отчасти исходит из предыдущей.

Сегодняшняя аудитория избалована динамичным контентом. От этого, к сожалению, уже никуда не уйти. Если с документацией для разработчиков немного проще в этом плане, то в пользовательскую документацию всё чаще приходится внедрять различные элементы мультимедиа в различных форматах (звук, видео, анимация, презентации и др.). PDF для этого явно не годится.

Причина №3. Отсутствие контроля над документом

После того, как документ скачан, над ним тут же пропадает контроль. Его уже никак нельзя актуализировать. И пользователю придётся периодически искать и сохранять себе более свежую версию документа.

Хорошо, если продукт обновляется не очень часто. А если часто? Если в продукте поменяются какие-то критически важные элементы или процессы? Можно конечно оповещать пользователей об обновлении, но это дополнительные трудозатраты поддержки, которых можно было избежать.

В сухом остатке.

Даже если рассматривается ситуация, что пользователи будут распечатывать документацию, не следует спешить создавать её конечный вид только в формате PDF.

Лучше всего держать документацию в электронной версии на ресурсе (публичном веб-сайте продукта или компании, внутрикорпоративном портале и т.д.) в виде обычного html-текста в сопровождении мультимедиа.

PDF-версию же лучше добавить в качестве дополнительной.