Электронная почта до сих пор является одним из основных корпоративных инструментов коммуникации. Но к большому несчастью, этим инструментом перестали пользоваться правильно.

К нему относятся, словно к мессенджеру, то есть как к программе мгновенного обмена сообщениями. Например, отправляется большое количество писем в единицу времени, а сами письма могут содержать одну небольшую фразу. Затем отправителю приходит ещё какая-то мысль и тут же “улетает” новое сообщение. Словом, с помощью почты стали “чатиться”.

Этим грешат и многие технические писатели.

Надеюсь, кто-то из коллег прочтёт эту небольшую заметку и начнёт применять при работе с корпоративной почтой хотя бы некоторые пункты памятки.

Памятка по работе с электронной почтой:

  • перечитайте письмо перед отправкой,
  • указывайте тему письма,
  • придерживайтесь делового стиля,
  • пишите короткие абзацы,
  • пишите короткими строками.

Перечитайте письмо перед отправкой

Даже при быстром ответе на простой вопрос коллеги перечитайте сообщение перед тем, как нажать кнопку «Отправить». С большой долей вероятности, даже в небольшой фразе может оказаться ошибка или опечатка. Или же можно переформулировать ответ в более легкую и понятную форму.

Особенно важно перечитывать сообщение при отправке за пределы корпоративной сети (внешнему подрядчику, заказчику и т.д.). Корректируйте сообщение так же тщательно, как и любой официальный документ.

Указывайте тему письма

Тема письма - один из основных критериев принятия решения о его прочтении. Поэтому тема должна быть сформулирована максимально точно и кратко на столько, чтобы не потерять описание сути сообщения.

Например, вместо малопонятной темы “Анализ” гораздо лучше указать что-то более конкретное - “Анализ эффективности ремонта оборудования”.

Придерживайтесь делового стиля

Общение по электронной почте отличается от “живого” общения. И то, что легко и весело проходит в личной беседе, может быть для получателя сообщения сильно не понятно, возможно, и обидно.

Юмор не всегда воспринимается так, как задуман, особенно если в переписке участвуют незнакомые (или малознакомые) люди. Хорошие шутки лучше приберечь для встречи за чашечкой кофе на кухне.

Лучше всего относится к корпоративной почте, как к инструменту делового письма с соответствующим стилем изложения.

Пишите короткие абзацы

Небольшие блоки текста читать гораздо легче, даже если письмо представляет из себя “портянку”. Разбивайте сообщение на небольшие логические части.

При этом старайтесь наиболее важную информацию размещать ближе к началу сообщения.

Пишите короткими строками

Не следует писать сообщения по “ширине экрана”. Даже если предложение длинное и ещё не закончилось, допишите до “ближайшего” знака препинания и переводите курсор на новую строку. Поверьте, получатель внутренне поблагодарит за такой удобочитаемый формат сообщения.

В памятке ничего нового не сказано. Всё это давно известно. Но многие забыли об этих простых правилах.